Stadgar för Svensboda Samfällighetsförening enligt lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter (SFL). Lagens bestämmelser om förvaltningen ska gälla.
§ 1 Föreningens namn
Föreningens namn är Svensboda Samfällighetsförening
§ 2 Samfälligheter
Föreningen förvaltar de två gemensamhetsanläggningarna:
Norrtälje Svensboda GA:2
Norrtälje Svensboda GA:4
§ 3 Grunderna för förvaltningen
Samfälligheten och dess gemensamhetsanläggningar ska förvaltas i enlighet med vad som vid bildandet bestämts om deras ändamål.
§ 4 Medlem
Medlem i föreningen är ägare till fastighet eller därmed jämställd egendom som har del i samfällighet upptagen under 2 §.
§ 5 Styrelsens säte och sammansättning
Styrelse ska ha sitt säte i Norrtälje kommun. Styrelsen ska bestå av minst 3 och högst 8 ledamöter och högst 2 suppleanter.
§ 6 Val av styrelse
Styrelseledamöter och styrelsesuppleanter väljs av föreningsstämma för tiden fram till slutet av nästa ordinarie föreningsstämma.
Mandattiden för ledamot är två år och för suppleant ett år. Om en helt ny styrelse väljs på föreningsstämman ska hälften av ledamöter väljas på ett år. Övriga ledamöter ska väljas på två år.
Föreningsstämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. I övrigt konstituerar styrelsen sig själv.
§ 7 Kallelse till styrelsesammanträde
Kallelse av ledamöterna till styrelsesammanträde ska ske minst sju dagar före sammanträdet. Kallelsen ska innehålla uppgift om de ärenden som ska tas upp på sammanträdet. Suppleanterna ska inom samma tid underrättas om sammanträdet och de ärenden som ska tas upp på detta. Ledamot, som är förhindrad att närvara, ska skyndsamt meddela detta till ordföranden, som är skyldig att omedelbart kalla en suppleant i ledamotens ställe. Suppleant som inte ersätter frånvarande styrelseledamot har rätt att närvara vid sammanträdet, men har inte rösträtt.
§ 8 Styrelsens beslutsförhet och protokoll
Styrelsen är beslutför när kallelse har skett i behörig ordning och minst halva antalet styrelseledamöter är närvarande. Utan hinder av detta ska styrelsesammanträde anses behörigen utlyst om samtliga ledamöter har infunnit sig till sammanträdet. Ett ärende som inte har stått i kallelsen får avgöras om minst två tredjedelar av styrelseledamöterna är närvarande och överens om beslutet.
En fråga får avgöras utan att kallelse har skett om samtliga styrelseledamöter är överens om beslutet.
Den som har deltagit i avgörandet av ett ärende får reservera sig mot beslutet. Sådan reservation ska anmälas före sammanträdets slut.
Ordförande har utslagsröst vid lika röstetal.
Protokoll ska föras över de ärenden där styrelsen har fattat beslut. Protokollet ska innehålla datum, deltagande styrelseledamöter och suppleanter, en kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer. Protokollet ska justeras av en eller flera utsedda justeringspersoner.
§ 9 Styrelsens förvaltning
Styrelsen ska:
1. förvalta samfälligheten och dess gemensamhetsanläggningar samt föreningens tillgångar
2. föra redovisning över föreningens räkenskaper
3. föra förteckning över delägande fastigheter, och deras andelstal och ägare
4. årligen till ordinarie föreningsstämma avge förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi
5. om förvaltningen omfattar flera samfälligheter eller annars är uppdelad på olika verksamhetsgrenar och medlemmarnas andelar inte är lika stora i alla verksamhetsgrenarna, föra särskild redovisning för varje sådan gren.
6. i övrigt fullgöra vad lagen föreskriver om hur styrelsen ska sköta föreningens angelägenheter
§ 10 Revision
För granskning av styrelsens förvaltning skall medlemmarna på ordinarie föreningsstämma utse två revisorer, varav en av dessa ska vara en externt anlitad godkänd revisor, samt en suppleant. Revisionsberättelse ska överlämnas till styrelsen senast tre veckor före ordinarie stämma.
§ 11 Räkenskapsperiod
Föreningens räkenskapsperiod omfattar tiden den 1 januari till och med den 31 december.
§ 12 Underhållsplan
Styrelsen ha en upprättad underhålls- och förnyelseplan. Denna ska innehålla de upplysningar som är av betydelse för att fondavsättningarnas storlek ska kunna bedömas.
§ 13 Föreningsstämma
Ordinarie föreningsstämma ska ske årligen senast under maj månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Styrelsen kan utlysa en extra föreningsstämma när den anser att det behövs. I fråga om medlemmars rätt att begära en extra föreningsstämma gäller 47 § tredje stycket SFL.
Om föreningsstämman ska godkänna uttaxering ska styrelsen ge medlemmarna tillfälle att från det att kallelsen har skett ta del av en debiteringslängd, som visar det belopp som ska uttaxeras, vad varje medlem ska betala och när betalning ska ske. Från det att kallelse har gått ut till ordinarie föreningsstämma fram till det att stämman hålls ska dessutom en förvaltningsberättelse och en revisionsberättelse för den avslutade räkenskapsperioden samt en utgifts- och inkomststat finnas tillgänglig för medlemmarna att ta del av.
§ 14 Kallelse till stämma
Styrelsen kallar till föreningsstämma. Det ska ske genom att styrelsen skickar kallelse som ska vara medlem till handa senast två veckor före stämma. I de fall en fastighet har flera ägare skickas kallelse enbart till en av dessa. Kallelse skickas skriftligen utom i de fall medlem önskat annat. I kallelsen ska anges vilka ärenden som ska förekomma på stämman och lämnas uppgift om plats där i §13 angivna handlingar finns tillgängliga. Styrelsen ska även se till att andra meddelanden än kallelser kommer till medlemmarnas kännedom genom publicering på föreningens webbplats eller vid behov genom skriftliga utskick.
§ 15 Motioner
En medlem kan genom motion väcka förslag rörande föreningens verksamhet. En motion, som ska behandlas på ordinarie stämma, ska vara styrelsen tillhanda senast under februari månad. Styrelsen ska bereda de motioner som kommit in och hålla dem tillgängliga för medlemmarna tillsammans med förvaltningsberättelsen, se ovan under 13 §.
§ 16 Dagordning vid stämma
Vid ordinarie stämma ska följande ärenden behandlas:
1. val av ordförande vid stämman och stämmoordförandens val av protokollförare
2. upprättande och godkännande av röstlängd
3. val av en eller två justerare, tillika rösträknare
4. prövande av om stämman blivit behörigen sammankallad
5. godkännande av dagordning
6. framläggande av styrelsens och revisorernas berättelser
7. beslut om ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna
8. framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna
9. fråga om arvoden till styrelseledamöterna och revisorerna
10. styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd
11. val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter
12. val av revisorer och revisorssuppleanter
13. val av valberedning
14. informations- och frågestund
15. meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt.
Vid extra stämma ska ärendena under punkt 1, 2, 3, 4, 8 och 15 behandlas.
§ 17 Fördelning av uppkommet överskott
Om stämman beslutar om att fördela överskott som uppkommit ska fördelning ske efter medlemmarnas andelar i samfälligheten och dess gemensamhetsanläggningar.
§ 18 Stämmobeslut
Beslut fattas med acklamation om inte omröstning (votering) begärs. I fråga om omröstning m.m. gäller 48, 49, 51 och 52 §§ SFL. Vid en omröstning ska de omständigheterna angående rösträtt, andelstal, ombud m.m. som har betydelse för röstresultatet antecknas i protokollet. Personval ska ske med slutna sedlar om någon begär det.
§ 19 Flera verksamhetsgrenar
Om det gäller olika bestämmelser för skilda verksamhetsgrenar i fråga om skyldigheten att delta i kostnader ska inkomsterna och utgifterna för varje verksamhetsgren beräknas för sig. Gemensamma inkomster och utgifter ska fördelas på verksamhetsgrenarna efter vad som är skäligt om inte annat anges nedan (se sista stycket).
Ska omröstning ske i en fråga som berör flera verksamhetsgrenar gemensamt har varje medlem en röst vid tillämpning av huvudtalsmetoden. Detta gäller även om medlemmen i fråga har del i flera verksamhetsgrenar. Vid tillämpning av andelstalsmetoden ska i motsvarande fall varje medlems röstetal räknas fram på följande sätt. Först reduceras medlemmens röstetal inom varje verksamhetsgren i förhållande till verksamhetsgrenens andel i den gemensamma verksamhet omröstningen avser. Därefter läggs de reducerade röstetalen samman för varje medlem. Verksamhetsgrenarnas andelar i verksamhet som är gemensam för samfälligheten och dess gemensamhetsanläggningar fördelas enligt följande: Andelstalen i respektive verksamhetsgren summeras.
§ 20 Protokollsjustering och tillgänglighållande av stämmoprotokoll
Protokollet från stämman ska justeras och hållas tillgängligt för medlemmarna senast två veckor efter stämman.
Dessa stadgar har antagits vid sammanträde den 29 maj 2022 och är godkända av Lantmäteriet efter en justering i paragraf 5.